すごい会議を導入することになった経緯を教えていただけますか。

私は赤坂で歯科医院を経営していますが、2017年ごろから「売上は堅調に伸びているものの、組織としては自走できていない」という課題を感じるようになっていました。そこで、ある経営コンサルティング企業に組織改善を支援していただいたのですが、残念ながらあまり私たちには合いませんでした。上司・部下の役割を重視する組織づくりを目指した結果、かえって人間関係がギクシャクしてしまったのです。患者様に向けた医療理念に沿って経営する我々のような医療機関とは、少し相性が悪かったのかもしれません。

そんなときに、趣味のトライアスロンを通じて岡田さんと出会い、組織の悩みを打ち明けました。すると岡田さんは「その課題は解決できます」と即答。別の組織で、社長が抜けても回るような組織をつくったという事例を聞かせていただき、サポートいただくことを決めました。当時、「社内のギスギスした雰囲気を変えたい」「自分の稼働日数を減らしたい」と考えていた私にとって、岡田さんはピッタリだと思ったのです。

実際にすごい会議を導入されたことで、クリニックにはどのような変化がありましたか？

導入してから4年が経ちますが、一番の変化はスタッフが患者様ファーストで自主的に動いてくれるようになったことです。私を含む全メンバーが言いにくいことも伝えられるようになったおかげで、「自分たちももっとこうしたい」という意見がどんどん出てくるようになりました。例えば今は副業もOKになり、ほかの仕事で得た良いものをクリニックに持ち帰ってくる、という好循環も生まれています。

大きな変化ですね。すごい会議のどのような点が特にプラスに作用したと思われますか？

歯科医院のスタッフは、日々のルーティン業務をこなしていくことにだけに意識が向き、組織をつくるという意識を持てなくなりがちです。私たちも以前はそういう状態に近かったかもしれません。ところが、すごい会議を導入することで、「自分の思いを抱え込むことなく、クリニックが良くなることに関してはどんどん発言してもいい」という空気が生まれました。それがスタッフの意識を前向きに変えてくれたのだと思います。

会議でみなさんが発言しやすくなったことで生まれたサービスや取り組みがあれば、ぜひ教えてください。

例えばSNSを続けていることや、口コミ募集を始めたことがそうですね。予約システムを変えたのも、会議で生まれたアイディアでした。診察券アプリを使って予約できるようにしたことで、患者様とクリニックの両方にとって便利になりました。以前は電話で予約を受け付けていたので、時間がかかる上にミスが増えるという問題があったのですが、それがすっかり解消されました。診察時に使う問診票に対してもスタッフから意見があり、以前のものと比べてかなり改善されました。

会議では活発にアイディアが飛び交い、検討されているわけですね。

検討というより、合意の場だという感じです。「クリニックのためになるアイデアであれば基本的に取り入れる」という考え方をベースに、会議は進めています。何より良いのは、会議の場でスタッフ自身が合意したことだからこそ、自分たちで推進しようという意識が芽生えたことです。その積み重ねによって、自分たちでも知らないうちに自発的に動く姿勢が身についたのではないかと感じます。

スタッフがしっかり「腹落ち」しているからこそ、会議のアイデアが実行できるわけですね。会議の参加者全員の理解を深めるために、岡田はどのようなサポートを行っていましたか。

すごい会議では、「何がわからないのか」をスタッフに発言してもらい、それに対して説明や補足をすることが共通認識となるようなサポートを行っていただきました。新しいことを導入しようとするときには、必ずわからないことや不安なことが出てくるものです。でも、そうした漠然とした不安を言葉にするのは難しい。スタッフの不安が会議で解消されるようになったことが、新しい施策の成功につながっているのだと思います。

小林さんの稼働日数を減らすという目標も、すごい会議を導入した目的の一つでした。この点についてはどのように実現されましたか。

自立を促すことで、スタッフみんなが「クリニックのこと、自分のことは、自分たちでなんとかしないといけないんだ」という風に、仕事を自分ごととしてとらえてくれるようになりました。おかげで、私も夕方に予定を入れ、外出できるようになりました。診療時間自体も減らしたので、稼働時間はスタッフも私も相当減っています。

診療時間はどの程度減ったのですか。

水・金・土の診療時間が2時間、月・火・木の診療時間が1時間ずつ減りました。つまり1週間で9時間、1カ月で36時間短くなったわけです。

劇的な変化ですね。すごい会議で稼働時間を減らすために、具体的にスタッフからどのような提案があったのでしょうか。

会議で診療時間についてスタッフの意見を聞いたところ、「帰宅してご飯を食べたらもう21時半になっていて、自分の時間が取れない」といった声が多くありました。それは健康的な状態とはいえないですよね。世間では当たり前の働き方かもしれないけれど、私たちはそれとは違う、本当に働きやすい環境をつくりたいと考えました。週休3日制も検討したのですが、会議の結果、やはり1日の稼働時間を減らす方が良いということになったわけです。

診療時間を削減しつつ、売上1.5倍が実現したと伺いしました。それはどのように実現されたのでしょうか。

最初は水曜日、金曜日の診療時間を、次に土曜日の診療時間を短縮して、それでも売上が落ちないことがわかりました。その後、月・火・木の短縮を実行するまでは、具体的な案が出ず少し時間がかかったのですが、スタッフに期限を区切って自発的な企画を委ねたところ、最終的に現在の診療時間に落ち着きました。

診療時間を減らすと売上は減るように思いますが、結果的にスタッフ一同が集客や企画にさらに力を入れてくれたおかげで、生産性が高まったことは間違いありません。

スタッフとの関係性もかなり変わったのではないでしょうか。

経営者とスタッフが普通に面談をすると、どうしても不満ばかりが出がちになります。でも、岡田さんは「不満を言うだけではなく、何ができるのかもあわせて伝えることが大事」といつも話してくれています。私もそれに従い、スタッフが不満を口にするたびに「あなたはどうしたいですか？」と聞くようになりました。その結果、今ではスタッフが建設的な提案を出してくれるようになっています。

それはスタッフにとっても働きやすい環境といえそうです。

ありがたいことに、この3年で辞めたスタッフは一人しかいません。もともと離職率は低かったのですが、すごい会議を導入して以来、さらに低くなりました。

岡田のサポートをどのような方、どのような会社におすすめしたいと思われますか。

組織をガチガチに強化することや、売上目標にこだわるのではなく、「スタッフ各自が理念と自主性を持って働けるような会社にしたい」と考えている経営者に適していると思います。

患者様のために何ができるかをみんなで真剣に考え、お客様に通っていただけるクリニックになったからこそ、売上も自然に上がっていきました。そういう意味では、売上を高めたいという目的に対しても、岡田さんのサポートはとても有効だと思います。